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材料如同原料，沒有材料的寫作就好比無米之炊。充分占有材料是機關文稿寫作的基礎。秘書工作者要勝任機關文字工作，就必須在搜集材料方面下功夫。
一、研究工作，善于鑒別。搜集材料的途徑非常多，可以讀書看報、閱讀文件資料，可以去圖書館、檔案館查找，還可以上互聯網利用搜索引擎通過關鍵詞進行檢索。面對大量的材料，哪些是重點，哪些是精華，哪些是有用的，需要善于鑒別。這種鑒別材料的能力從哪里來呢？只能從實際工作中來。因此，秘書工作者對于本單位工作，不僅要了解和熟悉，而且要深入研究。既要了解本單位工作的發展歷史，也要熟悉本單位工作所處的現狀，還要把握本單位工作的前進方向。尤其是黨和國家的方針政策，上級機關的部署要求，基層面臨的情況問題，橫向兄弟單位的創新做法和新鮮經驗，都要統籌兼顧、融會貫通起來，結合本單位工作實際深入思考研究，從而不斷明確本單位工作的方向、思路和重點。有了這個基礎，就有了一把標尺、一種眼光、一項能力，搜集材料就能去偽存真、去粗取精，發現真正有用的好東西。
二、圍繞中心，兼收并蓄。搜集材料的范圍雖然廣泛，但必須以本單位工作為中心，搜集到的材料應該具有內在的關聯性，在這個前提條件下多多益善。因此，在把握本單位工作動態的同時，對于上級的新精神新要求、基層的新情況新問題、橫向單位的新做法新經驗都要給予密切關注。要重點閱讀年度工作總結報告、重要會議領導講話稿、理論專題文章、典型經驗介紹、調查報告等有關材料。這些材料有的回顧歷史、展望未來，有的分析形勢、部署任務、明確方向，有的談認識、講措施、提要求，有的梳理歷史事件脈絡、剖析現實存在問題、提出具體對策建議，內容廣泛、全面、深刻，具有較強的現實針對性，是我們了解這方面工作的生動教材。這些材料綜合性強、信息量很大、闡述分析比較深入，經常閱讀不僅可以掌握各方面情況，而且還可以培養思維能力，而這正是秘書工作者提高寫作能力關鍵之所在。
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