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起草會議紀要的一些體會
實踐過程中,很難處理好“會議記錄”與“會議紀要”的關(guān)系,要么是照搬照套會議紀錄,缺乏重點;要么是簡單行事,點到為止,達不到會議紀要條理性、約束性、指導(dǎo)性和可操作性等特點要求。結(jié)合本人起草市政府常務(wù)會紀要的體會,就幾個重點問題談點體會。?
一、充分做好會前準備工作?
通常情況下,舉辦或召開一次會議,都涉及到會議的組織籌備事宜,包括會議主題的確定、議題的收集、議程的安排及部門匯報材料準備等等。起草者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況,根據(jù)會議確定的議題,備齊有關(guān)背景資料。根據(jù)近段時間以來的慣例,召開市政府常務(wù)會議都要為領(lǐng)導(dǎo)起草主持詞及講話,所以會前要充分掌握部門匯報材料,了解每個議題核心內(nèi)容是什么,要解決什么問題,要提出什么要求等都要做到心中有數(shù),為領(lǐng)導(dǎo)提供有參考價值的信息,高質(zhì)量起草好講話稿。?
二、會議記錄要原汁原味?
記錄是紀要之基,是起草紀要的藍本和依據(jù),完整、準確、清晰是其基本要求。不管是會議記錄還是會議紀要,首先都必須忠實地記下會議的整個原貌,包括時間、地點、參加對象、會議議題和議程、與會者的講話內(nèi)容要點、會議總結(jié)或議定的事項等,尤其是要認真領(lǐng)會并忠實記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意,不可隨意偏廢。對于每一個參加會議人員的姓名職務(wù),都要認真落實清楚,原本標記。有時候參加會議的對象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散,記錄時就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對一些不明事項,則應(yīng)在會后即行予以核實,以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。?
三、準確把握核心要點?
會議紀要的精髓在于“要”,準確把握會議的要點是整理會議紀要的關(guān)鍵。要掌握會議的要點,關(guān)鍵在于能抓住與會人員達成的共識和議定的事項,就是要注意圍繞主題,從與會者的發(fā)言中提煉出會議的觀點、主張和結(jié)論。要善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別,要善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)、重點部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實質(zhì),要善于領(lǐng)會把握會議主持人的總結(jié)性發(fā)言,要善于統(tǒng)合大多數(shù)與會者形成共識的意見。?
四、加工處理是關(guān)鍵?
加工處理是起草會議紀要的關(guān)鍵環(huán)節(jié),要把思路理清,做好文字修改和內(nèi)容刪減,并要注意語言規(guī)范。一是理清思路。有些講話是領(lǐng)導(dǎo)即興發(fā)揮,內(nèi)容較散亂和冗長,就要劃分內(nèi)容、合理取舍,整理時要將前后交叉、重復(fù)的內(nèi)容進行分類合并,讓其各歸其主、各表其意,使紀要提綱契領(lǐng)、簡明扼要。二是做好修改。在內(nèi)容的取舍上,要注意用分析、剝離的方法,去掉虛的部分,保留實的部分,增強可操作性;在秩序安排上,要注意主次分明,重要的內(nèi)容要安排在前面,以示突出重點。三是做好補充刪減。補充,就是對應(yīng)講未講、有必要補充的問題,整理時要予以補上去,對講得不夠透徹、容易使人產(chǎn)生誤解的問題,整理時要順著講話者的原意作適當補充和深化,使之更為合理、充實和完善。刪減,就是注意刪除前后重復(fù)的內(nèi)容和與議定主題關(guān)系不大的內(nèi)容,更要注意刪除那些政治敏感性比較高、不宜大范圍知曉的內(nèi)容,也可以說是刪去那些多余的話和不可操作性的內(nèi)容。四是規(guī)范使用語言。會議紀要語言要嚴謹規(guī)范,少用修飾詞,不講含糊不清、模棱兩可的話,多用一些約定俗成的專用語言來表達,如“會議聽取了”“會議認為”“會議指出”“會議要求”“會議強調(diào)”“會議決定”“會議原則同意”等。
