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寫好紀(jì)要應(yīng)注意把握的幾個(gè)問題
大凡舉辦會(huì)議，都必須做好會(huì)議記錄和紀(jì)要，以資查考和對(duì)照貫徹落實(shí)。但在實(shí)踐過程中，有的同志對(duì)紀(jì)要的整理工作不甚了然，不是把紀(jì)要寫成繁瑣的“會(huì)議記錄”，就是把紀(jì)要寫成簡(jiǎn)單的“會(huì)議要目”，很難處理好“記錄”與“紀(jì)要”的關(guān)系。所整理的紀(jì)要要么是“水分”太大，內(nèi)容太雜，“眉毛胡子一把抓”；要么是照搬照套會(huì)議記錄，缺乏重點(diǎn)，無法體現(xiàn)會(huì)議內(nèi)涵；要么是簡(jiǎn)單行事，點(diǎn)到為止，內(nèi)容干巴膚淺，達(dá)不到紀(jì)要條理性、約束性、指導(dǎo)性和可操作等特點(diǎn)要求。根據(jù)筆者多年的文字工作實(shí)踐，要把紀(jì)要整理得相對(duì)得體，合乎規(guī)范，就必須在記錄、整理時(shí)注意把握好以下幾個(gè)問題。
?一、做好事前準(zhǔn)備。通常情況下，舉辦或召開一次會(huì)議，都會(huì)涉及會(huì)議的組織籌備事宜，包括會(huì)議主題的確定、議題的收集、議程的安排及相關(guān)背景材料的準(zhǔn)備等等。有時(shí)候這些負(fù)責(zé)會(huì)議記錄或整理紀(jì)要者自身會(huì)全程或部分參與，有時(shí)候則有專門人員分工。但無論是何種情況，主筆者都要盡可能地在事前多了解掌握相關(guān)情況，根據(jù)會(huì)議確定的議題，備齊有關(guān)背景資料，掌握會(huì)議將要研究的主要問題，以便記錄、整理時(shí)心中有數(shù)、查找方便。
二、忠于會(huì)議原意。記錄是紀(jì)要之基，是起草紀(jì)要的藍(lán)本和依據(jù)，因此完整、準(zhǔn)確、清晰是其基本要求。不管是會(huì)議記錄還是會(huì)議紀(jì)要，首先都必須忠實(shí)地記下會(huì)議的整個(gè)原貌，包括時(shí)間、地點(diǎn)、參加對(duì)象、會(huì)議議題和議程、與會(huì)者的講話內(nèi)容要點(diǎn)、會(huì)議總結(jié)或議定的事項(xiàng)等等；尤其是要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)并忠實(shí)記錄好主要領(lǐng)導(dǎo)的講話原意，不可隨意偏廢。對(duì)于每一個(gè)參加會(huì)議人員的姓名職務(wù)，都要認(rèn)真落實(shí)清楚，原本標(biāo)記。有時(shí)候參加會(huì)議的對(duì)象較多、內(nèi)容較廣、議程也較分散，記錄時(shí)就要注意分門別類地按所定議題予以記錄清楚。對(duì)一些不明事項(xiàng)，則應(yīng)在會(huì)后及時(shí)予以核實(shí)，以免產(chǎn)生貽誤或遺漏。
三、把握會(huì)議要點(diǎn)。紀(jì)要的精髓在于“要”，準(zhǔn)確把握會(huì)議的要點(diǎn)是整理紀(jì)要的關(guān)鍵。要掌握會(huì)議的要點(diǎn)，關(guān)鍵在于能抓住與會(huì)人員達(dá)成的共識(shí)和議定的事項(xiàng)，也就是要特別注意圍繞主題，從與會(huì)者的發(fā)言中提煉出會(huì)議的觀點(diǎn)、主張和結(jié)論。具體要做到“四善于”：一是善于區(qū)分出討論性意見和表態(tài)性、結(jié)論性意見的差別；二是善于抓住主管領(lǐng)導(dǎo)、重點(diǎn)部門或某些權(quán)威人士發(fā)言的實(shí)質(zhì)；三是善于領(lǐng)會(huì)和把握會(huì)議主持人的總結(jié)性發(fā)言；四是善于統(tǒng)合大多數(shù)與會(huì)者形成共識(shí)的意見?？梢哉f，把握了以上四點(diǎn)，就等于把握了紀(jì)要的基本框架。
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