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雖然廣大秘書人員及其所服務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)已認(rèn)識到了秘書參謀的重要性，但是秘書參謀的實際效果總是不盡如人意，有時甚至事與愿違。出現(xiàn)這種結(jié)果的原因是比較復(fù)雜的，其中很重要的一點就是秘書在參謀過程中沒有把握好可為與不可為的界限，沒有注意到參謀活動的禁忌。秘書不是處理和解決問題的責(zé)任人，而僅僅是“參與”人，所以秘書參謀的禁忌主要是“說話”的禁忌，而非“思想”和“行為”的禁忌。
一忌妄自出謀劃策
秘書不是專職參謀人員，而是在具體事務(wù)處理上為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的人員。因此，秘書的參謀職能要通過各種各樣的服務(wù)來體現(xiàn)，其實現(xiàn)的基本方式是間接的，是與其他服務(wù)活動相伴相生的。例如，可以滲透到擬制計劃方案中，融進(jìn)起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿中，體現(xiàn)在向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報工作中，揉進(jìn)工作日程的安排中，等等。這些方式都是許多秘書經(jīng)常采用的，而且常常是有效的。它們的共同特點是包含在具體工作任務(wù)的完成過程之中，因而是被動的。秘書參謀的性質(zhì)是主動的，但這種主動是在完成具體工作任務(wù)之中的主動，即被動狀態(tài)下的主動。這是秘書參謀的重要特點。如果忽略了這一點，忽略了秘書參謀的被動本質(zhì)去主動參謀，那就是妄出主意了。
決策是領(lǐng)導(dǎo)最重要的職責(zé)。決策需要從宏觀上高屋建瓴地把握局勢，需要審時度勢地體察情況，需要謹(jǐn)慎入微地分析判斷，更需要當(dāng)機立斷的勇氣和魄力。秘書之所以為秘書，是因為他們不具備領(lǐng)導(dǎo)的這些職責(zé)和素質(zhì)。秘書在決策中的主要任務(wù)是把領(lǐng)導(dǎo)的思路細(xì)化、完善化，起到拾遺補闕的作用，這是秘書的職責(zé)所限定的。如果秘書背離了這種被動性要求，不合時宜地向領(lǐng)導(dǎo)提建議、出主意，就超越了自身的職責(zé)，就是“越位”。雖然領(lǐng)導(dǎo)并非時時事事高明，秘書的意見、建議也并非件件不含真知灼見，但是領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識問題的高度和角度常有其獨特性，秘書的主意有時會對領(lǐng)導(dǎo)的決心產(chǎn)生一定的干擾，也可能誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)決策的方向，所以秘書是不能不擇時機地主動提意見建議的。倘若領(lǐng)導(dǎo)氣量狹小或性情剛愎，秘書主動提意見建議就有指手畫腳之嫌，會被領(lǐng)導(dǎo)誤會，因而秘書是不應(yīng)該妄自出謀劃策的。
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