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會議是各級黨政機關(guān)研究部署工作的重要手段，會務(wù)工作質(zhì)量與水平的高低直接影響到?jīng)Q策及其落實的效果。會議活動的籌辦涉及到會前籌備、會中服務(wù)、會后總結(jié)三個階段。
第一階段：會前籌備階段。大致要有16個重點步驟:
1.擬訂會議方案。會議方案是組織安排會議的總綱，是會議意圖、目標、計劃實施的書面表現(xiàn)形式。內(nèi)容包括:會議名稱、時間、地點、規(guī)模、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)及職責(zé)分工等。制訂會議方案要堅持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則，增強方案的指導(dǎo)性和可操作性。方案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項任務(wù)逐項分解落實。
2.起草、審核會議通知。會議通知是會議組織者向參會人員傳遞會議信息的主要方式，也是參會人員反饋信息的前提和條件。起草會議通知要做到表述準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。通知的內(nèi)容包括:會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、有關(guān)事項等。會議通知一般由辦公室負責(zé)起草，然后報主管領(lǐng)導(dǎo)審核同意。做好這項工作，關(guān)鍵在于落實會議審批制度與提高效率相結(jié)合，既要嚴格按程序逐級審核把關(guān)，又要迅速及時。
3.下發(fā)會議通知。要把握好兩點:一是及時，使參會人員有充裕時間做好準備;二是準確，防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。在召開緊急會議需要電話通知時，要注意語言的使用，避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時說明“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4.落實與會人員。按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話督促，統(tǒng)計匯總后拉出參會人員、請假人員名單，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)。根據(jù)會議性質(zhì)和要求擬寫領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報請主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進行電話通知。內(nèi)容包括:會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。
6.預(yù)訂會議室。會議時間確定后，要立即與會議場所聯(lián)系溝通，協(xié)調(diào)預(yù)訂會議室，并安排做好先期準備工作。
7.編印會議須知。與會者通過會議通知得到召開會議的信息，但會議的有關(guān)安排、要求，需要通過會議須知來了解和掌握。大型會議活動需要編印會議須知，須知編排要求準確、周密、合理、簡潔。內(nèi)容包括: 日程安排、與會人員名單、分組名單、食宿安排、乘車安排、值班電話、作息時間、注意事項等。
8.制作會議證件。全市大型會議(現(xiàn)場會、紀委全會等)需要制作會議證件，包括出席證、列席證、工作證、車輛通行證等。證件制作要根據(jù)會議主題，從易于識別、方便管理、利于安全的原則設(shè)計制作。
9.布置主席臺。主席臺是會場的重點和中心部位，是會議性質(zhì)、規(guī)格和氣氛的集中體現(xiàn)。主席臺的布置要從會議性質(zhì)、領(lǐng)導(dǎo)人數(shù)、主席臺大小以及方便領(lǐng)導(dǎo)出入席等方面綜合考慮。
10.制作會標。會標體現(xiàn)會議的主題，會標制作一定要準確無誤，并注意把握會標的長度、字體與會場是否協(xié)調(diào)一致。
11.檢查音響和燈光。根據(jù)會議議程安排話筒的數(shù)量和擺放位置，并嚴格落實“三檢查”:布置會場時檢查;會前半小時檢查;會前十分鐘檢查。某些法定會議播放《國歌》《國際歌》，要提前進行演練并做好備份，確保萬無一失。檢查會場內(nèi)是否有燈泡損壞，如有損壞，提前進行更換，有投影演示時需及時調(diào)節(jié)燈光。
12.編制座區(qū)圖，擺放座簽。根據(jù)統(tǒng)計整理后的與會人員名單，合理安排與會人員的會場座次。座區(qū)圖和座簽認真核對，防止遺漏、重復(fù)，防止出現(xiàn)錯別字。
13.組織調(diào)度會議用車。地點偏遠或有統(tǒng)一乘車安排時，一般要借用或租用車輛。要安排專人負責(zé)車輛的召集和調(diào)度，車輛較多時要編排乘車分組，并對車輛進行編號。
14.安排新聞報道。需要新聞報道的會議，協(xié)調(diào)宣傳等部門提前通知有關(guān)新聞單位。
15.安排會場警衛(wèi)和交通疏導(dǎo)。大型的會議，要通知信訪部門，協(xié)調(diào)公安機關(guān)和交警部門做好會場警衛(wèi)及交通疏導(dǎo)工作，防止會議過程中出現(xiàn)意外情況。規(guī)模較大的會議，由于到會車輛較多，要安排交警到會場附近進行交導(dǎo)。
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