崗位名稱

行政秘書

所在部門

XXXX

直接上級

XXXX主管

直接下級

無

所轄人員

無

本職：XX計劃、總結(jié)、預(yù)算、會務(wù)活動保障、考勤、固定資產(chǎn)等行政事務(wù)處理

直接職責與工作任務(wù)：分院計劃總結(jié)的匯總、起草

職

責

一

職責表述：年度計劃總結(jié)的匯總、起草

工作時間百分比：20%

工  作

任  務(wù)

向XX各部門轉(zhuǎn)發(fā)XX年度計劃、總結(jié)通知文件，安排各部門起草部門年度計劃、總結(jié)

收集、匯總各部門年度計劃、總結(jié)，并對信息進行分析、過濾

學習、領(lǐng)會XX年度工作要點，提煉出與XX相關(guān)的要點

根據(jù)XX年度要點、各部門計劃總結(jié)起草XX年度計劃總結(jié)

XX年度計劃、總結(jié)提交XX領(lǐng)導審核

召集各部門負責人會議，對XX計劃總結(jié)進行討論

根據(jù)XX領(lǐng)導意見和各部門意見對計劃總結(jié)進行修訂

向XX績效委員會提交XX計劃、總結(jié)

職

責

二

職責表述：XX年度預(yù)算的匯總、起草

工作時間百分比：15%

工  作

任  務(wù)

學習、領(lǐng)會XX年度預(yù)算編制通知文件，掌握預(yù)算編制的規(guī)則

安排各部門編制本部門預(yù)算計劃

對各部門預(yù)算計劃信息進行分析、過濾

起草XX年度預(yù)算計劃

XX年度預(yù)算計劃提交XX領(lǐng)導審核

召開各部門負責人會議，對XX預(yù)算計劃進行討論

根據(jù)XX領(lǐng)導意見和各部門意見對預(yù)算計劃進行修訂

向XX財務(wù)處提交分院預(yù)算計劃

XX預(yù)算委員會審核通過的預(yù)算計劃導入預(yù)算系統(tǒng)

職

責

三

職責表述：XX半年績效指標執(zhí)行情況總結(jié)

工作時間百分比：10%

工作

任務(wù)

按照XX績效委員會要求，安排各部門完成半年績效執(zhí)行情況總結(jié)

匯總各部門半年績效執(zhí)行情況總結(jié)，起草XX半年績效執(zhí)行情況總結(jié)

XX半年績效執(zhí)行情況報告提交XX領(lǐng)導審核

根據(jù)XX領(lǐng)導意見修訂半年績效執(zhí)行情況報告

根據(jù)XX績效情況填寫績效調(diào)整審批表，并提交XX領(lǐng)導審批

向XX績效委員會提交XX半年績效執(zhí)行情況報告及績效調(diào)整審批表

職

責

四

職責表述：分院周計劃、總結(jié)的匯總、提交、反饋

工作時間百分比：5%

工作

任務(wù)

督促各部門按時完成部門周計劃、總結(jié)

匯總各部門周計劃、總結(jié)，形成分院周計劃、總結(jié)

向XX領(lǐng)導、各部門負責人提交XX周計劃、總結(jié)

針對周計劃、總結(jié)存在的問題進行反饋，并提出改進意見

職

責

五

職責表述：財務(wù)管理

工作時間百分比：10%

工作

任務(wù)

編制財務(wù)應(yīng)知應(yīng)會手冊

XX重大活動、會議經(jīng)費保障

部門兼職財務(wù)人員培訓，業(yè)務(wù)指導，難點問題處理

借款、報銷票據(jù)審核

財務(wù)票據(jù)與財務(wù)處的對接處理

XX預(yù)算執(zhí)行情況報告撰寫，為XX領(lǐng)導經(jīng)費投向決策提供服務(wù)

根據(jù)預(yù)算執(zhí)行情況調(diào)整預(yù)算項目

職

責

六

職責表述：重大活動、會務(wù)保障

工作時間百分比：10%

工作

任務(wù)

會議場地、投影音響設(shè)備保障申請

會議臺簽、會議茶點、會場布置的安排落實

會議視頻、錄音筆、翻頁筆、筆記本電腦的準備

設(shè)備提前測試

會議、活動現(xiàn)場保障

職

責

七

職責表述：行政事務(wù)信息處理

工作時間百分比：10%

工作

任務(wù)

XX職能處室會議、活動等通知信息分流處理

XX職能處室需要報表、信息、資料的搜集、整理、提交

XX相關(guān)活動、會議安排、通知

XX相關(guān)報告、申請、文件的起草

相關(guān)文件的歸檔、處理

XX考勤（簽到表、月度考勤表）填寫、提交

XX培訓月報表的填寫上交

職

責

八

職責表述：檔案管理

工作時間百分比：10%

工作

任務(wù)

XX檔案管理手冊的編制

XX兼職檔案員的培訓、業(yè)務(wù)指導

XX年度檔案的收集、整理、歸檔、移交、系統(tǒng)錄入

職

責

九

職責表述：固定資產(chǎn)

工作時間百分比：5%

工作

任務(wù)

XX固定資產(chǎn)的盤點

XX固定資產(chǎn)日常維護報修

辦公用品的領(lǐng)發(fā)

職

責

十

職責表述：其他

工作時間百分比：5%

工作

任務(wù)

XX領(lǐng)導交辦的臨時性工作任務(wù)

工作協(xié)作關(guān)系：

內(nèi)部協(xié)調(diào)關(guān)系

XX領(lǐng)導、各部門之間關(guān)系協(xié)調(diào)

外部協(xié)調(diào)關(guān)系

院辦、財務(wù)處、檔案室、人事處、資產(chǎn)中心、車隊、信息部、維修中心、后勤集團等

任職資格：

教育水平

本科以上

專業(yè)要求

XXX專業(yè)優(yōu)先

工作經(jīng)驗

12個月以上

知識要求

寫作知識、辦公軟件應(yīng)用知識、辦公室管理知識、溝通協(xié)調(diào)知識等

能力要求

具有較強的溝通協(xié)調(diào)能力，具有較強的文字處理能力，能夠熟練操作辦公軟件

所需培訓

溝通協(xié)調(diào)能力、寫作能力、組織管理能力培訓

生理特征

無特殊要求 

工作特點：

工作場所

室內(nèi)

工作方式

以坐為主

工作時間特征

經(jīng)常需要加班（平均每周8小時以上）

工作環(huán)境

不注意可能造成人體輕度傷害

體力/精力

消耗

體力消耗

不需要消耗特別的體力

精力集中

一般在工作時間內(nèi)必須高度集中精力，從事高強度腦力勞動

工作壓力

經(jīng)常地迅速做出決定，任務(wù)多樣化，工作時間很緊張，或工作流動性很強難得坐下來安靜處理問題 

工作緊張程度

工作的節(jié)奏、時限自己無法控制，明顯感到工作緊張

勞動保護

無

使用工具/

設(shè)備

電腦

所需記錄文檔

會議紀要、錄音、錄像、攝影資料