2024行政秘書崗崗位職責

崗位名稱

行政秘書

所在部門

XXXX

直接上級

XXXX主管

直接下級

無

所轄人員

無

本職：XX計劃、總結、預算、會務活動保障、考勤、固定資產等行政事務處理

直接職責與工作任務：分院計劃總結的匯總、起草

職

責

一

職責表述：年度計劃總結的匯總、起草

工作時間百分比：20%

工  作

任  務

向XX各部門轉發XX年度計劃、總結通知文件，安排各部門起草部門年度計劃、總結

收集、匯總各部門年度計劃、總結，并對信息進行分析、過濾

學習、領會XX年度工作要點，提煉出與XX相關的要點

根據XX年度要點、各部門計劃總結起草XX年度計劃總結

XX年度計劃、總結提交XX領導審核

召集各部門負責人會議，對XX計劃總結進行討論

根據XX領導意見和各部門意見對計劃總結進行修訂

向XX績效委員會提交XX計劃、總結

職

責

二

職責表述：XX年度預算的匯總、起草

工作時間百分比：15%

工  作

任  務

學習、領會XX年度預算編制通知文件，掌握預算編制的規則

安排各部門編制本部門預算計劃

對各部門預算計劃信息進行分析、過濾

起草XX年度預算計劃

XX年度預算計劃提交XX領導審核

召開各部門負責人會議，對XX預算計劃進行討論

根據XX領導意見和各部門意見對預算計劃進行修訂

向XX財務處提交分院預算計劃

XX預算委員會審核通過的預算計劃導入預算系統

職

責

三

職責表述：XX半年績效指標執行情況總結

工作時間百分比：10%

工作

任務

按照XX績效委員會要求，安排各部門完成半年績效執行情況總結

匯總各部門半年績效執行情況總結，起草XX半年績效執行情況總結

XX半年績效執行情況報告提交XX領導審核

根據XX領導意見修訂半年績效執行情況報告

根據XX績效情況填寫績效調整審批表，并提交XX領導審批

向XX績效委員會提交XX半年績效執行情況報告及績效調整審批表

職

責

四

職責表述：分院周計劃、總結的匯總、提交、反饋

工作時間百分比：5%

工作

任務

督促各部門按時完成部門周計劃、總結

匯總各部門周計劃、總結，形成分院周計劃、總結

向XX領導、各部門負責人提交XX周計劃、總結

針對周計劃、總結存在的問題進行反饋，并提出改進意見

職

責

五

職責表述：財務管理

工作時間百分比：10%

工作

任務

編制財務應知應會手冊

XX重大活動、會議經費保障

部門兼職財務人員培訓，業務指導，難點問題處理

借款、報銷票據審核

財務票據與財務處的對接處理

XX預算執行情況報告撰寫，為XX領導經費投向決策提供服務

根據預算執行情況調整預算項目

職

責

六

職責表述：重大活動、會務保障

工作時間百分比：10%

工作

任務

會議場地、投影音響設備保障申請

會議臺簽、會議茶點、會場布置的安排落實

會議視頻、錄音筆、翻頁筆、筆記本電腦的準備

設備提前測試

會議、活動現場保障

職

責

七

職責表述：行政事務信息處理

工作時間百分比：10%

工作

任務

XX職能處室會議、活動等通知信息分流處理

XX職能處室需要報表、信息、資料的搜集、整理、提交

XX相關活動、會議安排、通知

XX相關報告、申請、文件的起草

相關文件的歸檔、處理

XX考勤（簽到表、月度考勤表）填寫、提交

XX培訓月報表的填寫上交

職

責

八

職責表述：檔案管理

工作時間百分比：10%

工作

任務

XX檔案管理手冊的編制

XX兼職檔案員的培訓、業務指導

XX年度檔案的收集、整理、歸檔、移交、系統錄入

職

責

九

職責表述：固定資產

工作時間百分比：5%

工作

任務

XX固定資產的盤點

XX固定資產日常維護報修

辦公用品的領發

職

責

十

職責表述：其他

工作時間百分比：5%

工作

任務

XX領導交辦的臨時性工作任務

工作協作關系：

內部協調關系

XX領導、各部門之間關系協調

外部協調關系

院辦、財務處、檔案室、人事處、資產中心、車隊、信息部、維修中心、后勤集團等

任職資格：

教育水平

本科以上

專業要求

XXX專業優先

工作經驗

12個月以上

知識要求

寫作知識、辦公軟件應用知識、辦公室管理知識、溝通協調知識等

能力要求

具有較強的溝通協調能力，具有較強的文字處理能力，能夠熟練操作辦公軟件

所需培訓

溝通協調能力、寫作能力、組織管理能力培訓

生理特征

無特殊要求 

工作特點：

工作場所

室內

工作方式

以坐為主

工作時間特征

經常需要加班（平均每周8小時以上）

工作環境

不注意可能造成人體輕度傷害

體力/精力

消耗

體力消耗

不需要消耗特別的體力

精力集中

一般在工作時間內必須高度集中精力，從事高強度腦力勞動

工作壓力

經常地迅速做出決定，任務多樣化，工作時間很緊張，或工作流動性很強難得坐下來安靜處理問題 

工作緊張程度

工作的節奏、時限自己無法控制，明顯感到工作緊張

勞動保護

無

使用工具/

設備

電腦

所需記錄文檔

會議紀要、錄音、錄像、攝影資料