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辦會需要注意的22件事兒
會議是各級黨政機關(guān)研究部署工作的重要手段，會務(wù)工作的質(zhì)量與水平直接影響到?jīng)Q策及其落實的質(zhì)量和水平。筆者根據(jù)多年的辦會經(jīng)驗，把會務(wù)工作分為：會前準備、會中服務(wù)、會后總結(jié)三部分，并細化量化為22個關(guān)鍵點，將會務(wù)工作納入程序化、規(guī)范化的軌道。
會前準備
1.擬訂會議方案
會議方案是組織安排會議的關(guān)鍵。內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點、規(guī)模、內(nèi)容、議程、擬請出席領(lǐng)導(dǎo)、參會范圍、日程安排、文件材料目錄、宣傳報道、食宿行安排、安全保衛(wèi)、工作班子組成及職責(zé)分工等。制訂會議方案要堅持復(fù)雜程序簡明表述、簡單問題慎重對待的原則。方案報送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，要立即召集相關(guān)單位負責(zé)人召開協(xié)調(diào)會，對各項任務(wù)進行分解。
2.起草、審核會議通知
會議通知內(nèi)容包括：會議名稱、主送單位、主要內(nèi)容、報到時間和地點、參會范圍、報名要求、其他有關(guān)事項等。在會議通知起草過程中要注意：表達準確、條理清楚、言簡意賅、一目了然。會議通知一般由會議的承辦單位負責(zé)起草，然后報有關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)審核簽批。
3.下發(fā)會議通知
會議通知下發(fā)要及時、準確。防止重發(fā)、錯發(fā)、漏發(fā)。如需召開緊急會議的，務(wù)必確保電話通知，其中要注意避免出現(xiàn)“明天”“后天”等字眼，必要時說明“幾號”“星期幾”，防止產(chǎn)生歧義。
4.落實與會人員
按照會議通知要求的時間，對與會人員逐一落實并做好登記，必要的進行電話核查、督促，統(tǒng)計匯總后列好請假人員名單，并及時向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。
5.協(xié)調(diào)出席領(lǐng)導(dǎo)
根據(jù)會議性質(zhì)擬定領(lǐng)導(dǎo)出席安排，報請領(lǐng)導(dǎo)同意后，逐一進行電話通知。內(nèi)容包括：會議時間、地點、議程。并幫助銜接、督促講話稿或主持詞的起草與報送，確保及時送到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)手中。會前半小時要再對出席領(lǐng)導(dǎo)進行提醒。
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