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黨政機(jī)關(guān)公文是政府各部門間以及政府與企事業(yè)單位間進(jìn)行溝通交流的一種重要工具。然而，在日常工作中，公文寫作的不規(guī)范現(xiàn)象依然時有發(fā)生，不僅會損害公文的效力，還給公文制發(fā)機(jī)關(guān)的公文管理工作帶來麻煩，甚至造成惡劣影響。通過對資料的查閱與整理，我將公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象歸納為以下幾種：
通常來講，公文的文種由發(fā)文機(jī)關(guān)的行文目的以及發(fā)文機(jī)關(guān)和收文機(jī)關(guān)間的行文關(guān)系來決定。在我國，國家行政機(jī)關(guān)公文的文種共有13個，分別是：通知、通告、公報、命令（令）、公告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要、函、意見、議案、報告、決定，每種公文都有其特定的適用范圍與功能，如果在公文寫作過程中濫用公文文種，將會失去制發(fā)公文的目的和意義，甚至擾亂各行政部門間正常的工作秩序，對政府工作造成負(fù)面影響。然而，在公文寫作實踐中，文種使用不規(guī)范現(xiàn)象仍然存在。比如，某鎮(zhèn)人民政府維修道路需要資金，要向縣交通局行文申請維修資金，擬標(biāo)題為“某鎮(zhèn)人民政府關(guān)于道路維修資金的報告”，這就是將報告與請示誤用了。需要上級機(jī)關(guān)答復(fù)或批復(fù)，應(yīng)該使用請示，而非報告，因此正確的做法應(yīng)該是將題目擬為“某鎮(zhèn)人民政府關(guān)于道路維修資金的請示”。除此之外，一些制發(fā)機(jī)關(guān)亂造公文文種，如將“關(guān)于……的請示”寫成“關(guān)于……的申請”等，為行政工作帶來了很多不必要的麻煩。公文標(biāo)題的作用主要在于概括公文的內(nèi)容，因而，公文標(biāo)題應(yīng)該簡要、明了，言簡意賅，能夠突出主旨，并使用簡潔的文字，盡量不要使用較長的句子。而在實際行文過程中，我們經(jīng)常會發(fā)現(xiàn)一些公文的標(biāo)題拖沓冗長，尤以轉(zhuǎn)發(fā)性通知較為常見。舉個例子，如上海市財政局與上海市國家稅務(wù)局轉(zhuǎn)發(fā)國家財政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知時，以“關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)財政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知的通知”為標(biāo)題，這樣的題目就既復(fù)雜又冗長。通知是上級機(jī)關(guān)要求下級機(jī)關(guān)辦理事項、執(zhí)行事務(wù)，或上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)傳達(dá)事項，任免人員以及下級機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬的機(jī)關(guān)的公文時使用的文種。而下級機(jī)關(guān)在轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)的通知時，正確的做法應(yīng)是去掉開頭的“關(guān)于”和最后的“通知”，因此，該題目應(yīng)擬為“轉(zhuǎn)發(fā)財政部與國家稅務(wù)總局關(guān)于軟件產(chǎn)品增值稅政策的通知”，這樣處理使得公文標(biāo)題簡潔了許多。公文內(nèi)容的權(quán)威性、嚴(yán)肅性要求行政公文的格式必須具有規(guī)范性。但是，在如今的公文寫作實踐中，公文寫作格式不規(guī)范問題卻頻繁發(fā)生。筆者將公文寫作格式不規(guī)范問題大致分為這樣幾類：一是公文發(fā)文字號的年份自2000年1月起由原來規(guī)定的方括號[]括起改為用六角括號〔〕括起，而在實際中有很多單位依然在使用方括號；二是在文件編號前加“0”和“第”字，如在“長春市電業(yè)局文件編號：長電（86）第067號”中，應(yīng)去掉“0”和“第”字，改為“長春市電業(yè)局文件編號：長電〔1986〕67號”；三是成文日期的阿拉伯?dāng)?shù)字與漢字的混用問題。需要我們注意的是，對于成文日期，黨的機(jī)關(guān)與政府機(jī)關(guān)要求有所不同，黨的機(jī)關(guān)要求對公文的成文日期用阿拉伯?dāng)?shù)字進(jìn)行標(biāo)注，而行政機(jī)關(guān)要求對公文的成文日期用小寫的漢字進(jìn)行標(biāo)注。另外，把“〇”與“零”混用也是不規(guī)范的用法，經(jīng)常有一些政府機(jī)關(guān)單位將漢字?jǐn)?shù)字與阿拉伯?dāng)?shù)字混合使用，如將“二〇一六”寫成“二0一六”。雖然只是區(qū)區(qū)一個“零”的誤用，卻使公文寫作失去了其應(yīng)有的嚴(yán)肅性、權(quán)威性。公文的語言是各機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行公文活動所運(yùn)用的書面語言，公文用語應(yīng)是規(guī)范的現(xiàn)代漢語，具備嚴(yán)謹(jǐn)、精簡、準(zhǔn)確等特性。公文用語不當(dāng)將直接對政府形象造成損害，并對行政工作的開展造成不良影響。但在際寫作過程中，我們卻經(jīng)常能見到公文語言搭配、贅述等不規(guī)范現(xiàn)象。舉例來說，“應(yīng)當(dāng)承認(rèn)，黨的搞活農(nóng)村經(jīng)濟(jì)政策給農(nóng)民帶來了經(jīng)濟(jì)實惠，嘗到了甜頭”這句話中，“應(yīng)當(dāng)承認(rèn)”就應(yīng)當(dāng)刪去，“嘗到了甜頭”與“帶來經(jīng)濟(jì)實惠”語義重復(fù)，也應(yīng)當(dāng)刪去；再如，“各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)要從文山會海中解放出來，就要少發(fā)不必要的文件，少開不解決問題的會議”這句話中，“少發(fā)不必要的文件“與“少開不解決問題的會議”是對第一句話不恰當(dāng)?shù)男揎?，?yīng)改為“少發(fā)文件，少開會議”。除了公文語言啰嗦、重復(fù)外，主語、謂語、賓語搭配不當(dāng)，句子成分殘缺、語序混亂，乃至標(biāo)點符號的錯用，都是在公文寫作中容易發(fā)生的錯誤。因此，我們必須要在寫作中時刻注意，避免錯誤的發(fā)生。為了加強(qiáng)公文寫作的規(guī)范化，公文撰寫人員必須提高對公文規(guī)范化問題的重視，在平時注重知識的積累，培養(yǎng)公文寫作思維，加深對政策的理解，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和理論知識，在寫作過程中堅持實事求是的原則，以確保公文發(fā)揮其在行政管理工作中的應(yīng)用價值，努力促進(jìn)行政公文規(guī)范化邁向新高度。
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