機關(guān)工作與領導工作的需要是緊密相聯(lián)的。領導工作對機關(guān)工作的要求總體上是要其當好近身綜合輔助和綜合協(xié)調(diào)的參謀助手，具體的就是為領導工作搞好鋪墊、拓展、代勞、輔助、參謀和督導，要通過輔助決策、信息溝通、督促檢查及辦文、辦事、辦會等工作，提高領導工作效率和優(yōu)化領導工作效果。機關(guān)發(fā)揮輔助決策職能概括起來主要有以下幾種方法和形式:

一、為領導工作作鋪墊

機關(guān)工作很多業(yè)務活動都是為領導工作作鋪墊的事務。如領導決策前機關(guān)的信息收集處理工作；領導召開會議前，機關(guān)的會前籌備工作；領導批閱文件前，機關(guān)的文件處理擬辦工作等等。機關(guān)的這些鋪墊性工作的效率和效果，往往直接影響領導工作的正常啟動，影響領導工作的進程及其效率和效果，有些重要的鋪墊性工作，甚至是領導正常開展工作的必要前提。因此，機關(guān)做好這些鋪墊性工作，除了要有嚴肅認真、盡職盡責的態(tài)度外，必須準確掌握鋪墊性工作的方法。具體要求：一是要準確把握領導工作目標。既要準確把握整體目標，又要準確把握具體目的，并將兩者結(jié)合起來。整體目標不明確，機關(guān)工作就會顧此換彼，出現(xiàn)片面和忙亂；具體目的要求不明確，機關(guān)的鋪墊性工作就會失去針對性和有效性。二是要明確領導工作進程的各個環(huán)節(jié)以及要取得的階段性效果等。明確了這些，機關(guān)的鋪墊性工作才能主動而有序地進行。如為領導召開重要會議作鋪墊，除了要了解會議的目的外，必須圍繞會議的議程，對會間每階段的內(nèi)容都要事先作好資料準備、事務準備和有序的安排等。只有這樣，機關(guān)的鋪墊性工作才能與領導工作的進程相吻合。三是要明確領導在具體工作中將要采取的措施和方法，以便事先準備。如領導在召開會議中將采取實地考察、分組討論等措施，機關(guān)就必須事先安排和聯(lián)系交通工具、路線，安排分組討論會場、與會者分組及每組的牽頭人等。領導在檢查工作中要采取輔導宣講、問卷調(diào)查、個別座談等方法，向基層通報情況，了解基層有關(guān)情況，機關(guān)就必須事先與有關(guān)單位取得聯(lián)系，作出具體的安排。四是要加強與領導的溝通。不僅在開展某項工作之前要加強溝通，明確工作目的和程序，而且在每一個環(huán)節(jié)也要加強溝通，明確下一階段、下一環(huán)節(jié)領導工作的具體需要，隨時把握動態(tài)，特別是要對可能發(fā)生的變化有充分估計，做好應對措施。

二、對領導工作拓展伸延

與為領導工作作鋪墊一樣，對領導工作的拓展與伸延，同樣是機關(guān)工作的重要任務，是體現(xiàn)其參謀助手作用的重要方法。如領導作出決策以后，機關(guān)要草擬決策文件、草擬決策執(zhí)行的預案，將領導決策內(nèi)容用文字準確表達，制成文件下發(fā)各單位；決策文件發(fā)布后，機關(guān)要做好檢查、督導工作，及時收集反饋信息，協(xié)助領導把握執(zhí)行動態(tài)、反映及效果；領導召開的會議結(jié)束后，機關(guān)要做好會議精神的上傳下達、會后的落實催辦工作；領導檢查工作以后，機關(guān)要與被檢查單位保持聯(lián)系，了解和把握檢查效果等等。

機關(guān)要做好對領導工作拓展和伸延的事務，一是要準確把握每項領導工作預期的效果。機關(guān)必須通過這些拓展與伸延性工作，努力使領導工作取得圓滿的效果。如果因為機關(guān)工作的疏漏和失誤使領導工作效果不佳，就是機關(guān)的失職。如領導的正確決策發(fā)布以后，執(zhí)行單位由于理解的錯誤而出現(xiàn)執(zhí)行的偏差，而機關(guān)對這種執(zhí)行偏差的信息，沒有及時地反饋給領導糾正，就會給工作帶來損失。其中，除了責任人負有失職責任外，負責收集反饋信息的機關(guān)也負有責任。二是要把握領導工作后續(xù)事務具體要辦的事，不能有絲毫馬虎和疏漏。如領導召開重要會議后機關(guān)的催辦任務，不僅要逐項事務催辦，而且每件必辦事務都要了解是否在辦、如何在辦、何人負責、何時完成、效果如何，做到件件落實，取得實效。如果催辦中疏漏掉某項事務，執(zhí)行單位也未按會議精神辦理，就會影響會議精神的全面落實，影響全局工作的協(xié)調(diào)發(fā)展。三是要注重工作的整體連續(xù)性。機關(guān)承擔的拓展和伸延性工作，是整體工作的一部分，必須按照領導特定工作任務的有序部署環(huán)環(huán)緊扣地進行，才能取得預期效果；必須承繼領導工作的發(fā)展脈絡和進程要求，才能符合領導工作的要求。若與領導工作脫節(jié)，就會影響工作的進程；若偏離領導工作的部署，缺乏承繼性地另搞一套，就違背了機關(guān)工作忠實于領導意圖的原則，就會嚴重影響工作效果。例如領導要求會后重點督促檢查的事項，往往是整體工作中的重點和關(guān)鍵，若機關(guān)僅作為一般事項辦理，而沒有從時間、效率、質(zhì)量等方面加大力度，嚴格督查，就可能在關(guān)鍵環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題而對全局帶來消極影響。

三、為領導工作代勞

從某種意義上講，為領導工作作鋪墊，對領導工作拓展伸延，都能起到為領導工作代勞的作用。這里說的代勞，指的是領導由于公務繁忙和時間有限，將部分該親自辦理的事務，授權(quán)讓機關(guān)去辦。領導者的管轄范圍越大，公務越繁忙，機關(guān)為領導工作代勞的工作量就可能越大；而機關(guān)為領導代勞的工作越多，越體現(xiàn)領導對機關(guān)的信賴程度高，培養(yǎng)力度大。機關(guān)在授權(quán)理事獨當一面的實踐中，更有利于學習領導工作方法，提高綜合素質(zhì)。機關(guān)為領導工作代勞去承辦一些具體事務，領導就可以集中時間和精力思考和處理更為全局性的問題和關(guān)鍵性的難題；就可以擺脫隨機出現(xiàn)的瑣碎事務，保持工作的規(guī)律性和有序性，提高工作效率，同時也照顧到方方面面的具體工作。機關(guān)為領導工作代勞，一是要忠實地體現(xiàn)領導意圖。機關(guān)是代表領導去處理事務的，一定要按照領導的目的、要求去辦理，并取得領導需要的效果。若違背領導意圖，就可能“幫倒忙”，為領導工作增添麻煩，產(chǎn)生干擾。如領導授權(quán)機關(guān)采用溝通協(xié)調(diào)的方式去化解矛盾，機關(guān)在實際操作中卻以領導者自居搞瞎指揮，結(jié)果矛盾不僅沒解決，反而激化，使領導者不得不花更大的精力去補救。不忠實于領導意圖的機關(guān)，會逐步失去信任；為領導多次添麻煩的機關(guān)，就很難讓他再充當代勞的助手。二是要嚴格按照領導的授權(quán)范圍辦事。不能超出授權(quán)范圍，也不能膽小怕事不敢合理地使用委授的權(quán)力。超出授權(quán)范圍，越權(quán)辦事，是機關(guān)工作之大忌。如領導授權(quán)機關(guān)回復有關(guān)公務信件時，機關(guān)就應該按授權(quán)范圍給對方以明確的回復。若對超出授權(quán)范圍的問題隨意表示肯定或否定的態(tài)度，模棱兩可地應付，對方就會產(chǎn)生不滿，效果同樣是消極的。三是要扮演“雙重角色”。即在責任感、使命感上，機關(guān)要從領導角色出發(fā)，盡職盡責，不折不扣地完成任務；在心理和工作態(tài)度上，則要嚴守機關(guān)角色本份。不要以領導者自居表態(tài)和作指示，要忠實地執(zhí)行領導意圖，謙虛謹慎，尊重別人，當好領導的代表。若忽視從領導角色出發(fā)，就可能責任感不強而對工作采取應付態(tài)度，影響任務的完成；若忽視機關(guān)角色本份，就可能在授權(quán)代勞時用權(quán)失范和態(tài)度失當，造成消極影響。在傳達領導指示、授權(quán)主持會議、授權(quán)接待來訪者等具體為領導代勞的事務中，機關(guān)都必須注重扮演“雙重角色”。四是要加強雙向交流。即機關(guān)既要加強與授權(quán)理事的工作對象之間交流，又要將工作的進程和結(jié)果向領導匯報并聽取其指示與工作對象交流，有利于相互理解相互配合，圓滿地完成任務；向領導者即授權(quán)者匯報并聽取其指示，有利于得到領導的指導和支持，有利于領導把握工作的進程。無論忽視哪一方面的交流，都可能帶來不利影響。

機關(guān)有效地為領導工作代勞，是對領導工作在時間、精力等方面的有力補充和強化，對提高領導工作效率，強化領導工作職能均能起到不可低估的作用。

四、伴隨領導公務活動

機關(guān)人員隨從領導外出活動，是機關(guān)為領導服務工作的深化和發(fā)展，也是一項跟蹤服務。

機關(guān)隨從領導的活動范圍大體有：

1．參加會議。有些上級召開的大型會議，如黨的代表大會、人民代表大會、經(jīng)濟工作會議、專項工作會議等，機關(guān)往往要隨從領導參加會議，作為工作人員，既服務領導，又出席會議。有些下級召開的會議，上級領導前往指導，機關(guān)要隨從領導就近就地就便服務。

2．檢查工作。機關(guān)隨從領導下基層，收集情況，聽取反映，發(fā)現(xiàn)問題，總結(jié)經(jīng)驗，協(xié)助領導指導工作。隨從領導到基層，一方面為領導服務，做領導的助手；另一方面豐富實踐知識，增長才干，提高自己。這是一舉兩得的事。

3．調(diào)查研究。機關(guān)隨從領導，深入基層，圍繞調(diào)查主題，擬訂調(diào)查綱目，研究調(diào)查方法，匯集調(diào)查資料，寫好調(diào)查報告等。機關(guān)人員隨從領導調(diào)查研究。不僅是為領導活動服務的需要，而且也是發(fā)揮機關(guān)部門作用的需要。

此外，還有諸如隨從領導看望群眾、慰問災區(qū)、慰問貧困地區(qū)、接待上訪群眾、處理重大事故以及參加地方、友鄰單位活動等。

機關(guān)隨從領導應發(fā)揮以下作用：

一是聯(lián)系作用。機關(guān)在隨從領導的活動中，許多事務涉及有關(guān)的單位和個人，領導者不可能直接聯(lián)系和接觸，需要機關(guān)去聯(lián)系。

二是耳目作用。機關(guān)在隨從領導檢查工作、調(diào)查研究等諸多活動中，應該充當領導的耳目，把看到的、聽到的、感覺到的有價值的信息資料，及時向領導匯報，提供信息服務，使領導對決策與行動作出正確的判斷。尤其是領導不易發(fā)覺的問題和難以聽到的聲音，更要反映，使領導眼明耳聰、頭腦清醒，能夠正確地處理難題。應該說，隨從領導的機關(guān)人員，既是信息的接受者，又是信息的傳遞者，應具有對信息接受的敏銳力和對事物識別的洞察力。

三是助手作用。領導活動有許多具體事務，如生活、交通、通訊、接待、應酬及安全保衛(wèi)等。為了不使領導精力分散干具體事務，集中思考重大問題，隨從機關(guān)人員應協(xié)助領導處理這些具體事務。在處理時，要分輕重緩急、職權(quán)內(nèi)外，掌握分寸。例如，有些接待對象級別較高，應請示領導親自出面接待應酬，有些一般對象，機關(guān)可以接待后匯報，以節(jié)省領導的時間和精力。

此外，還有參謀作用、協(xié)調(diào)作用、公關(guān)作用等等。

機關(guān)隨從的具體工作可歸納為三類（實際工作中大家感受比較多，這里綱目式列舉一下，不一一細說）：

1、屬于事務方面的

（1）安排交通。

（2）生活服務。應先與目的地聯(lián)系，預訂好房間床位，并按標準就餐。

（3）通訊聯(lián)絡。機關(guān)隨領導外出，應與單位保持聯(lián)系，以便單位知曉領導去向，遇事好請示報告；同時，也要與所去的單位聯(lián)系，使其有所準備，安排接待和活動。有時，領導工作中要會見有關(guān)單位與人員，機關(guān)應通知他們來匯報工作，或聽取意見。

（4）安全保衛(wèi)。

（5）接待來訪。對群眾上訪，機關(guān)可以先行接待，重要問題轉(zhuǎn)交領導批辦；特別重大的問題，應請示領導親自接待處理。

2．屬于文稿方面的

（1）根據(jù)領導的要求，撰寫各種會議上的發(fā)言稿（講話稿、開幕詞、閉幕詞、歡迎詞、告別詞、祝酒等）；領導事前無講話稿而在有關(guān)會議上的即席講話，機關(guān)應該記錄下來整理，呈領導審閱后存檔或印發(fā)。

（2）參加起草由領導參加的會議紀要、備忘錄等。

（3）按照領導的指導思想，撰寫有關(guān)的考察報告、調(diào)查報告、檢查報告、工作報告和重要問題與事故的處理報告等。

（4）代寫以領導名義的往來函電、賀信賀電、慰問信電等文稿。

（5）為領導撰寫在報刊上發(fā)表的文章、言論等。

（6）記錄隨從領導參加的有關(guān)會議的實況。

3．屬于決策方面的

（1）為領導準備有關(guān)資料，如上級決策指示、有關(guān)會議資料、單位基本情況、干部群眾思想反映等。

（2）為領導提供對路適用的信息，如國際國內(nèi)的、轄區(qū)內(nèi)各個單位的以及兄弟單位的等等。

（3）為領導初擬調(diào)查研究計劃、考察訪問計劃、檢查工作計劃和其他有關(guān)的計劃，以及各種方案、提綱、意見等的初稿，初步設計解決有關(guān)問題的程序、方法，以及日程時間的安排。

（4）為領導出謀獻策，提供建設性建議；發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋，提出糾正措施，避免決策失誤等。

作者：小卒子。武漢大學畢業(yè)。先后在部隊機關(guān)和市委機關(guān)等單位工作。